こんにちは！
今回はOB体験談のブログ2本立てです。
先月の2月には女性のHさんにお話をしていただきました。
2月23日OB体験談 OB：Hさん 女性 事務職2年
サポステを卒業して2年、小さな会社で事務を担当しているHさんは、自分にアドバイスする気持ちで作ったというPower Pointの資料を用いてプレゼンをしてくれました。
自己紹介では「就職したくない気持ちで卒業後ひきこもった。文系でスキルや打ち込んだことがなく、体力もなく電話も苦手、対面の仕事はもっと無理と、消去法でやっていくと何もできそうにない。電話は苦手だけれど、事務ぐらいしかないと思っていた」と。そんなHさんが今はどんなかんじで働いているのか。まずは会社の紹介、そして仕事の内容について詳しい説明がありました。職場は働いた経験がないHさんに配慮をしてくれているが、3人で回しているため、広く浅く、事務の仕事を何でもやらなければならず、苦手な電話応対も苦労しながら克服する方法を見つけるようになったそうです。
事務の苦労とは・・・
在庫管理、各種手続き、そうじなど、めんどくさがりの自分には向いていないが、だからこそ工夫して手間を省くようになった。経理の仕事は、年に1回の決算期が「修羅場」だけれど税理士事務所に相談して何とかこなしている。そして自社に特有な大量の発送、開封、封入作業を一人でやり、チラシのデザインまでを担当。事務の仕事はやっぱり「忍耐力」。面倒くさいから工夫していくとか、面倒くさがらずやっていける方法を探すのを楽しむとか。
皆さんへのアドバイスもいろいろ・・・
事務の仕事に就きたいとき、①日常生活でも習慣づけておくとよいことは、消耗品の管理やお金の記録、月々の支払がわかっていること。②労務系、簿記系の勉強。コピー機やプリンターの使い方を覚える。はじめは怖いけどいろいろ試しておく。③ExcelのVlookを使えるようになっておく。
苦手な電話応対を克服する方法も超具体的・・・
対策１：事前の準備。メモとペンを用意してから電話を取る。電話は噛みつかないとわかり落ち着いて対応できる。聞き取れないとき、わからないまま適当に返事をしたらもっと悪いことが起きると考えて頑張って聞き返す。ガンガン聞き返しても大丈夫だったので安心してできるようになった。自分からかけるときには話すことをメモし、シミュレーションする。
対策２：低い目標からはいっていく。電話に出られただけでOK。 時間がかかってもつっかえても名乗る。するとすぐに相手も名乗るのでそこに集中してメモを取る。伝言は内容を正確に伝えなければというプレッシャーがあるが、「とりあえず」会社と名前がわかっていれば「あとで本人に確認するでしょう～」くらいに考える。一つだけでも対応できたら自分をほめる。「失敗もかすり傷」と思うようにしている。
参加者からの質問に答えるHさんの成長ぶりに目を見張る・・・
質問：電話で失敗したときなどの嫌な気持ちの処理の仕方は？
失敗したことより、残っている部分に集中して、部分点をねらい、加点方式で考える。そのときはよかった探しをして、落ち着いて冷静に振り返れるようなときには原因を考えてみる。そうするうちにできることが増えてきた。
失敗したことより、残っている部分に集中して、部分点をねらい、加点方式で考える。そのときはよかった探しをして、落ち着いて冷静に振り返れるようなときには原因を考えてみる。そうするうちにできることが増えてきた。
質問：もともとそういう（切り替えられる）タイプだったのか？
落ち込むと落ち込みっぱなしになるタイプ。頭では落ち込んでもしょうがないとわかっていたが、気持ちを変えられなかった。
仕事をやっていると落ち込んでいる間にもやらなきゃいけないことが残っているし、たまっていく。何とかしなきゃいけない。とりあえずできるところをやるために、自分をおだててやる気にさせなければいけない。仕事をしていてかえってよかったと思う。いろんな仕事が来るので、すぐに対応できなくてもとりあえず置いておこうということもできるようになった。
はじめは電話よりメールのほうが良いと思っていたが、文章を考えていて時間がかかってしまい、「いっそ電話したほうが5分ですむ」という不思議な気持ちになった。メールだと言葉が残るけれど、電話は作業しながらふわっとした言い方ができて、電話の良さを発見している。
司会が皆に質問を促すと「自分も質問することが苦手だったので大丈夫です」とフォローしてくれました。「サポステに来たときは会話する機会がほとんどなかった。今はつまらない事でも話す機会がふえて、こうして1時間も話すことができるようになった。話したくない気持ちと話さなくてはいけないときのバランスをとりながら、少しずつ慣れていくのがいいと思う。自分も週3日のバイトから始めたが、徐々にスタートするといいと思う。」
サポステにいた頃のHさんを思い出し、ほんとうによい経験をしているなあと嬉しくなりました。具体的なアドバイスも大変参考になりました。参加した皆さんにも自分の可能性を見直すきっかけになればと思います。
Hさん、ありがとうございました。
